Como aumentar a produtividade do meu negócio?
Seja qual for o seu setor de negócio, existe sempre a necessidade de “deixar para trás” a sua concorrência. Para isso e antes de começar a investir em marketing, publicidade ou outras estratégias, que apesar de extremamente necessárias, não devem ser a principal prioridade quando se propuser a fazer crescer o seu negócio. Primeiramente deve focar-se na eficiência e aumentar a produtividade dos seus processos, os verdadeiros líderes e empreendedores estão numa busca constante de tornar esses processos mais inteligentes. Depois de tudo, os melhores sucedidos são aqueles que conseguem fazer mais com menos.
Sabendo que os custos com pessoal representam a principal saída para muitas empresas, a produtividade desse pessoal deve ser aumentada ao máximo e afetará de forma crucial a competitividade do seu negócio. Desta forma, é de extrema importância criar um ambiente que motive a sua equipa e lhes forneça as ferramentas necessárias para o sucesso, incluindo sem dúvida tecnologia que permita eliminar perdas de tempo e dinheiro, nunca comprometendo a qualidade. Existem muitas formas de elevarmos o nivel de produtividade, no entanto vou deixar aqui algumas sugestões:
Melhorar o envolvimento da equipa
Neste ponto sem dúvida que entra obviamente a compensação financeira, pois, estamos todos de acordo quando digo que essa compensação pelo trabalho tende a encorajar mais ainda o trabalho e toda a gente fica mais propensa a envolver-se nesse crescimento se achar pessoalmente gratificante. Interesse-se pessoalmente pela sua equipa, dê mais responsabilidades e mostre o caminho a ser seguido colocando também “as mãos na massa”. Também é importante dar aos funcionários as ferramentas necessárias ao desenvolvimento das sua funções, gerando autonomia e libertanto ao mesmo tempo o seu próprio tempo para se poder concentrar noutras tarefas.
Implemente formação e treino
Não há duvidas que aumentar a qualidade do trabalho pode aumentar a produtividade, não só porque reduz a probabilidade de ações ou decisões erradas mas também porque reduz a repetição de tarefas. Fomentar um conhecimento mais profundo da equipa sobre o negócio, sobre as suas próprias capacidades e mesmo sobre o próprio conhecimento, faz com que a sua equipa se sinta mais valorizada e mostre progressos e instinto para o crescimento.
Crie metas individuais e conjuntas
A definição de objetivos e obviamente recompensas pelo alcance dos mesmos, irá fazer com que os elementos da sua equipa se sintam motivados, pois a competição interna ajuda ao crescimento do seu negócio, no entanto deve ter em conta igualmente que essa mesma competição, se for excessiva pode prejudicar o espirito de grupo. Para isso, deverá criar além de objetivos individuais, objetivos de grupo, os quais devem fomentar o trabalho em conjunto e o bom ambiente na execução das tarefas.
Defina objetivos realistas para aumentar a produtividade
Nem é preciso dizer que traçar objetivos e caminhos claros para o sucesso é crucial para a aumentar a produtividade. No entanto, é importante ser realista e levar em consideração as capacidades físicas e as limitações de sua equipa. Caso contrário, corre o risco de deixar sua equipa com objetivos inatingíveis e fazê-los mergulhar numa sensação de incapacidade.
Invista em tecnologia
Se notar uma queda na produtividade ou o crescimento não for o esperado ou estiver mesmo estagnado, pode ser hora de analisar seus processos e ver onde algumas tarefas podem ser automatizadas. Investir numa determinada peça de equipamento ou software pode aumentar significativamente a produção do trabalhador. É crucial escolher soluções que exijam menos tempo e esforço para a execução de determinadas tarefas ou mesmo para configurar e manter, tendo em conta as necessidades futuras da sua empresa. Softwares complicados em vez de ajudar podem estar a prejudicar a produtividade dentro do seu negócio. Procure soluções simples e adequadas aos seu processos. Soluções generalistas em muitos casos complicam o que é fácil e irão tornar-se fardos pesados tanto a nível de custos como a nível de rendimentos. Encontre soluções personalizadas ao seu caso, se necessário encontre parceiros que o ajudem a construir a sua própria solução, irá com toda a certeza colher frutos no futuro.
Comunique com a sua equipa
Definir objetivos sem avaliar e o estado do trabalho atual pode tornar os processos redundantes. Uma vez atingidos os objetivos ou cumpridas algumas tarefas, é essencial analisar o que foi e o que não foi conseguido, para isso reunir e estabelecer processos de comunicação com a sua equipa para identificar e discutir o que foi feito pode ser uma arma valiosissima para afinar e tornar os processos eficazes.
Reduza no tempo das reuniões
Embora as reuniões sejam importantes para definir estratégias e planear a abordagem, deve sempre procurar ser económico com a linguagem e não elaborar além da necessidade. Isso não só tornará reunião menos tediosa, como também mais vibrante e enérgica, mas também permitirá que os participantes voltem ao trabalho que mantém as engrenagens em movimento o mais rápido possível. Contudo é importante não só transmitir tudo o que planeou para essa reunião, mas também ouvir o feedback dos seus colaboradores. Essa simbiose é fundamental para que os processos e os objetivos sejam feitos e conseguidos de uma forma natural e cada vez com menos esforço,
Varie o trabalho dos funcionários
Embora obviamente queira ter certeza de que todos estão focados no trabalho certo de tendo em conta as capacidades e competências de cada um necessárias para determinada tarefa, todos nós sabemos que fazer a mesma coisa todos os dias pode se tornar cansativo. Sempre que possível, tente variar o tipo de trabalho que os membros da sua equipa fazem – seja colocá-los em outro departamento um dia por semana ou apenas dar-lhes uma tarefa diferente do normal. Isso não apenas melhorará seu foco, mas também expandirá suas habilidades e lhes permitirá obter uma compreensão mais abrangente do negócio como um todo.
Considere horários flexiveis ou trabalho remoto
Embora certas empresas não se prestem bem ao trabalho flexível e não estejam abertas a evoluir para uma dinâmica de trabalho remoto, sabe-se que seguir horários rígidos pode ser prejudicial para o moral e a produtividade. A flexibilidade, por outro lado, pode construir confiança e fazer com que os trabalhadores se sintam parte da solução e não apenas um meio para que “o patrão” tenha lucro. Horários flexiveís, trabalho remoto, reuniões semanais para analise do ponto de situação das tarefas podem ser soluções para muitos casos. Faça o teste, deposite confiança na sua equipa e beneficie de todas as vantagens que esta solução lhe pode proporcionar. Poderá ter de ajustar a sua estratégia, faça testes, altere processos, redefina objetivos e ajuste-os à nova realidade. Irá colher frutos no futuro.
Invista num software personalizado e de comunicação
Como acontece com muitos outros aspectos dos negócios, quando se trata de produtividade, a comunicação é fundamental. Quanto mais rápido e facilmente alguém puder ser contatado, mais rápido o trabalho será feito. Assim, ter um software que onde estejam automatizados processos, onde sejam resolvidos problemas e ainda onde seja possível haver uma comunicação eficaz e direcionada é fundamental para os trabalhadores modernos.
Conclusão
Analise, planeie e execute. Não deixe nada ao acaso. Delegue responsabilidades e foque-se nos processos de gestão para aumentar a produtividade. Auxilie-se de ferramentas que facilitem as suas tomadas de decisão. Hoje em dia é fundamental ter toda a informação disponível ao minuto e em qualquer lugar, por isso não fique para trás e siga o caminho da evolução, pois estagnar o seu negócio na era digital na qual vivemos é estar a passar a mensagem errada tanto para dentro da sua empresa como também (e muito mais grave) para fora, o que faz com que tanto a sua concorrência como os seus clientes se apercebam das suas fraquesas tecnológicas, o que coloca em causa a sobrevivência do seu negócio.
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